写给澳洲华人清洁公司老板——家政清洁、商业清洁、地毯清洁、搬家清洁都适用。用这 5 个提示词模板，把每天的行政时间从 90 分钟压缩到 15 分钟，微信报价 2 分钟搞定。
很多澳洲华人清洁公司老板，活干得好，但每天花在写报价单、回差评、追款上的时间比打扫还多。早上出门前要回三条询价微信，晚上收工还得写英文报价邮件，周末再处理 Google 上那条新差评——一周下来，光行政就花掉十几个小时。
这不是管理能力的问题，是工具的问题。写一封专业的英文报价邮件，对很多华人老板来说需要反复斟酌，一封写下来 20 分钟就没了。AI 可以把这个时间压缩到 2 分钟以内——不是因为它比你懂清洁行业，而是因为写邮件本来就是它最擅长的事。
本文给你 5 个我自己测试过的 ChatGPT 提示词模板，覆盖清洁公司最高频的写作场景，直接复制用。
在澳洲各大城市，搬家清洁（end-of-lease clean）是清洁公司最频繁的询价来源之一。悉尼、墨尔本、布里斯班的租赁市场一直很活跃，租约到期的频率高，客户对 bond 回款的焦虑程度也高——这意味着他们愿意快速决策，只要你报价及时、说明清楚。
问题在于，搬家清洁的询价通常在周末突然来，客户想在两三天内完成，你要在同一天给出一个专业、准确、有说服力的报价邮件——同时还要在工地上干活。
这正是 AI 最有价值的地方：不是替你做决定，而是替你把你已经知道的信息写成专业格式，在你还在路上的时候就可以发出去。
我的使用方式很简单：把关键信息告诉 AI，让它生成初稿，我读一遍，改一两个词，发出去。整个过程不超过 2 分钟。
关键是提示词要结构化——你给的信息越具体，AI 写出来的东西越准。下面是我常用的 5 个模板。
客户打电话或留言之后，用这个模板生成英文报价邮件。价格自己填，不要让 AI 估价。
Write a quote follow-up email for a cleaning business. Service requested: [domestic / end-of-lease / commercial / carpet]. Property: [bedrooms/bathrooms or sqm]. Client name: [placeholder]. Quote amount: [$ — agent to insert]. What's included: [list 3-4 items]. Availability: [next available slots]. Tone: friendly and professional. Call to action: reply to confirm or call to discuss. Under 150 words.
这个模板生成的邮件结构很清晰：开头确认服务类型，中间列出价格和包含项目，结尾是确认方式。客户收到之后基本不需要追问——这本身就减少了来回沟通的时间。
很多报价沉默是因为客户忙，不是因为他们选了别人。一封温和的跟进邮件，能找回 20% 到 30% 的潜在单子。
Write a gentle follow-up email to a client who hasn't responded to a cleaning quote sent 3 days ago. Service: [type]. Quote amount: [$ — agent to insert]. Tone: helpful, not pushy. Offer to adjust the scope if price is a concern. Under 100 words.
语气关键：不是催促，是再次提供帮助。AI 生成的版本通常比我们自己写的更自然，因为我们自己写跟进邮件时多少都有点尴尬感，容易写得太硬或者太软。
好评也要认真回，因为其他人在看你怎么对待好客户。
Write a reply to a 5-star Google review for a cleaning business. Review text: [paste]. Mention one specific thing from the review. Thank by first name if given. Invite them to book again. Under 80 words. Tone: warm and genuine, not corporate.
重点是「mention one specific thing from the review」这条指令——它强迫 AI 写出有个性的回复，而不是套话。「感谢您的好评」那种回复没人看，「很高兴我们赶在验房前把烤箱处理干净了」才会让下一个看评价的人觉得你是认真在做事的。
差评最忌讳的是在 Google 上公开辩解。用这个模板，承认体验，邀请私下解决，不要在回复里否认具体细节。
Write a professional reply to a negative Google review for a cleaning business. Review: [paste]. Do NOT admit specific fault. Acknowledge their experience. Offer to make it right offline (provide contact email). Under 100 words. Do NOT: mention staff names, quote prices, or make service guarantees in writing.
AI 生成之后一定要自己读一遍，确认它没有无意中承认了什么具体问题。标准格式是：理解您的体验，我们希望能直接联系您处理，邮件是 [your email]。就这样，不要更多。
很多租户不知道搬家清洁之前自己需要做什么，提前发这封邮件能减少当天的麻烦和纠纷。
Write a brief email to a tenant explaining what our end-of-lease clean covers and what they need to do before we arrive. Our service includes: [list 5-6 items]. Client responsibility before clean: [list 3-4 items — e.g. remove all belongings, defrost fridge]. Inspection timing: [if known]. Tone: clear and reassuring — tenants are often stressed. Under 200 words.
特别提醒填进去：「提前 24 小时给冰箱断电解冻」和「所有个人物品包括车库杂物需清空」——这两条是租户最容易漏的，也是最容易引起纠纷的。
很多华人清洁公司的客户根本不发邮件——他们在微信上发消息问价格。你回得快、中文写得专业，就能成单；你让他等一天，他可能已经找了别家。
问题不是中文不会写，而是把信息整理成一段干净专业的报价格式需要时间。加一个第六个模板专门处理微信询价：
Write the same quote in simplified Chinese for a Chinese-speaking client. Keep the same information but use direct, plain Chinese — no marketing fluff. Under 120 Chinese characters.
在模板 1 生成英文报价之后，跑这个模板，90 秒内出结果，直接复制粘贴到微信发送。
这个流程的真正价值在于：你的竞争对手大多是英语背景的清洁公司，他们没法快速发出中文报价；而大多数华人清洁公司没有把这个能力系统化。AI 让你两分钟完成别人做不到的事。
搬家清洁尤其适合这个流程——租户本来就很紧张，看到中文报价把包含项目写清楚，立刻感觉安心，转化率明显更高。
用 AI 写任何涉及 bond 或定价的内容前，先读这一节。
不能承诺退还 bond。 Bond 能不能退是中介和房东的决定，清洁公司没有决定权。正确的说法是「我们的清洁标准达到退租交付要求」，不能写「保证退 bond」或「bond back guaranteed」。这类承诺一旦落白纸黑字，一旦中介不批，你面临的是客户投诉和纠纷，而你没有任何控制能力。
没有看房之前不能写死价格。 搬家清洁的实际工作量差异很大，不同条件的房子根本不是同一个量级的活。报价应该写「starting from $X depending on condition」，正式价格在现场确认之后再定。写了固定价格却发现实际情况超出预期，最终你只能认亏或者和客户闹不愉快。
雇员合同不能用 AI 来写。 澳洲清洁行业受《Cleaning Services Award 2020》约束，最低工资、加班费、特殊津贴都有具体规定，AI 对这些细节不够可靠。雇员文件、班次安排、绩效警告信，都应该找专业 HR 顾问或律师，或者使用 Fair Work Australia 官方模板。
不要把客户真实信息粘贴进 ChatGPT。 报价时用占位符——「client name」「property address」，生成文本之后再手动填入真实信息。ChatGPT 的默认设置下，输入的内容可能用于模型训练，涉及客户地址、电话、中介联系方式的内容不应该进入 AI 系统。
差评不要在 Google 上公开辩解。 即使你的清洁做得完全没问题，在公开评价下写「我们已经清洁过烤箱」也是一个错误——因为它把争议放进了公开记录。标准做法：承认体验，邀请私下联系，线下打电话解决。
这些模板单独用已经有效，但如果变成日常流程会更省心：
早上出门前（10 分钟）：
午间或收工后（5 分钟）：
每周末（10 分钟）：
按照这个流程，每天行政时间大约 15 分钟，而不是散落在一整天里的 60 到 90 分钟。每周节省 5 到 6 小时——这些时间可以多接一单，或者不用工作到晚上。
如果你觉得上面 5 个模板已经够用：把它们复制到备忘录或者微信收藏，把你的标准服务项目填进去，从明天开始用。大多数人一周之内就会形成习惯。
如果你想要完整的提示词库——涵盖预约确认、逾期发票追款、搬家清洁中英文说明信、投诉处理脚本、Facebook 和 WeChat 贴文——清洁公司 AI 工具包包含 20 多个现成模板，澳洲合规说明已经内置：
如果你的团队规模较大，想要根据你的服务类型、服务区域、客户沟通风格定制专属提示词库：
可以。用本文的提示词模板，ChatGPT 30 秒内就能生成一封语气专业的英文报价邮件。价格由你根据实际评估填写——不要让 AI 定价。模板里已经包含服务类型、项目范围和语气要求，生成后稍作修改即可发送。
可以，但有一条关键规则：不要在 Google 公开回复中承认具体过失。用本文的模板，确认客户的体验感受，邀请对方私下联系解决。具体争议一律线下处理，不要在公开回复里辩解或否认细节，那样只会把争议放大。
不能。Bond 能否退还是房东和中介决定的，清洁公司没有决定权。正确的说法是「我们的清洁标准达到退租交付要求」，不能写「保证退 bond」或「bond back guaranteed」。这类承诺一旦落白纸黑字，出现纠纷时你无法控制结果。
很多澳洲华人清洁公司的客户通过微信询价。用本文的中文报价模板，2 分钟内生成一段简洁专业的中文报价，直接复制粘贴到微信发送。不需要翻译软件，不需要在中英文之间来回切换，搬家清洁报价尤其适用——客户本来就很紧张，看到中文报价转化率明显更高。
按照本文推荐的每日流程——早上批量写报价、中午查 Google 评价、周末跟进未回复报价——大多数清洁公司老板能把每天的行政时间从 60 到 90 分钟压缩到 15 分钟左右，每周节省 5 到 6 小时，这些时间可以用于多接一单或者好好休息。